Quy trình nhập kho (Putaway) đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành kho hàng hiệu quả. Việc tối ưu hóa quá trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn cải thiện độ chính xác và giảm thiểu lỗi trong vận hành. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp tất cả những thông tin quan trọng mà bạn cần biết về việc tối ưu hóa quy trình nhập kho.

1. Nhập kho là gì?

Quy trình nhập kho trong kho hàng đề cập đến hoạt động di chuyển hàng hóa từ khu vực nhận hàng đến khu vực lưu trữ. Sau khi hàng hóa được nhận tại kho, chúng phải được kiểm tra, phân loại và lưu trữ đúng cách để thuận tiện cho việc lấy hàng và hoàn thành đơn hàng sau này.

Nhập kho có nghĩa là lưu trữ sản phẩm trong kho và sắp xếp chúng trên kệ, container, thùng, pallet, hoặc các vị trí được chỉ định khác. Quy trình nhập kho bắt đầu khi đặt hàng với nhà cung cấp. Sau khi nhà cung cấp gửi các sản phẩm theo đơn hàng, chúng cần được lưu trữ hiệu quả trong kho để quy trình lấy hàng diễn ra dễ dàng hơn và tăng cường khả năng theo dõi hàng tồn kho.

Mục tiêu chính của quy trình nhập kho là đảm bảo hàng hóa được đặt ở đúng vị trí, điều này giúp tăng tốc quá trình lấy hàng. Điều này góp phần làm cho hoạt động kho hàng trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và nhanh chóng hơn. Hơn nữa, quy trình nhập kho đảm bảo hàng hóa được lưu trữ theo cách giảm thiểu khoảng cách di chuyển của nhân viên kho, đồng thời tối ưu hóa không gian kho một cách tối đa.

2. Lợi ích của việc tối ưu hóa quy trình nhập kho

Việc triển khai quy trình nhập kho hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đẩy nhanh hoạt động xuất kho như đã giải thích trước đó. Dưới đây là một số lợi ích chính mà kho hàng có thể đạt được khi áp dụng quy trình nhập kho có cấu trúc và hiệu quả:

2.1 Tối ưu hóa bố trí kho hàng

Với một quy trình nhập kho được lên kế hoạch cẩn thận, bạn có thể tận dụng tối đa không gian hiện có trong kho hàng. Bằng cách sắp xếp các sản phẩm có cùng kích thước, hình dạng tại một vị trí và phân loại theo các tiêu chí khác nhau, việc lưu trữ sản phẩm trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp tránh được việc quản lý hàng tồn kho lộn xộn, vốn có thể gây cản trở cho nhân viên kho trong việc di chuyển tự do và xử lý đơn hàng kịp thời.

2.2 Cải thiện quy trình lấy hàng

Nhân viên lấy hàng dành hơn một nửa thời gian làm việc chỉ để di chuyển quanh kho và tìm kiếm sản phẩm. Trên thực tế, việc di chuyển chiếm đến 50% tổng thời gian lấy hàng và một nửa chi phí lao động tổng thể. Với quy trình nhập kho hiệu quả, thời gian tìm kiếm sản phẩm và hoàn thành đơn hàng có thể giảm đáng kể. Quy trình lấy hàng tự động và hiệu quả là điều cực kỳ quan trọng.

2.3 Quản lý hàng tồn kho chính xác

Quản lý hàng tồn kho không chính xác và các lỗi do con người gây ra có thể gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tỷ lệ lỗi lấy hàng trung bình trong ngành kho vận dao động từ 1% đến 3%, gây ra chi phí từ $50 đến $300 cho mỗi lỗi, với mức tổn thất lợi nhuận lên đến 13%. Nhờ quy trình nhập kho, bạn có thể theo dõi chính xác vị trí, số lượng sản phẩm và nhiều thông tin khác. Đồng thời, quy trình này cũng giúp giảm thiểu nguy cơ mất hoặc thất lạc hàng hóa.

2.4 Tăng cường dự trữ sản phẩm có giá trị cao

Việc giữ các sản phẩm có lượng tiêu thụ lớn ở vị trí dễ lấy và theo dõi giúp tăng cường dự trữ sản phẩm đó. Điều này cũng ngăn chặn nhân viên lấy hàng phải tìm kiếm khắp kho mỗi khi cần lấy một sản phẩm cụ thể, từ đó tránh gây chậm trễ trong việc hoàn thành đơn hàng. Nếu hàng hóa giảm, bạn sẽ nhanh chóng phát hiện ra ngay.

3.Các loại quy trình nhập kho khác nhau trong kho hàng

Có nhiều loại quy trình nhập kho khác nhau dựa trên sản phẩm, đơn đặt hàng, mã SKU của sản phẩm và nhiều yếu tố khác.

3.1 Nhập kho dựa trên đơn đặt hàng

Trong quy trình này, các mặt hàng tương tự từ các nhà cung cấp khác nhau được nhóm lại với nhau và nhập kho trong một lần di chuyển. Điều này giúp dễ dàng lấy sản phẩm vì tất cả hàng tồn kho được lưu trữ cùng một chỗ, bất kể nguồn gốc. Nó cũng hữu ích trong việc loại bỏ sai sót hoặc hư hỏng, vì bạn sẽ kiểm tra từng mặt hàng khi nhóm chúng lại với nhau.

3.2 Nhập kho dựa trên loại sản phẩm

Việc nhập kho dựa trên loại sản phẩm giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ của kho hàng. Kỹ thuật này tiết kiệm nhiều thời gian vì các mặt hàng cùng loại được nhóm lại, giúp nhân viên lấy hàng dễ dàng hơn khi chỉ cần đến khu vực chứa các sản phẩm tương tự, ngay cả khi họ không biết chính xác vị trí của sản phẩm.

3.3 Nhập kho dựa trên SKU

Đối với các kho hàng lưu trữ số lượng lớn sản phẩm có cùng mã SKU, việc nhập kho dựa trên SKU có thể là lựa chọn hiệu quả. Lưu trữ sản phẩm dựa trên nhà sản xuất, thương hiệu, kích thước, màu sắc và các đặc điểm khác giúp dễ dàng tìm kiếm khi cần.

3.4 Nhập kho trực tiếp

Nhập kho trực tiếp yêu cầu ít thao tác với sản phẩm nhất. Thay vì phân loại từng mặt hàng, trong quy trình nhập kho trực tiếp, bạn có thể lưu trữ toàn bộ lô hàng tại một vị trí đã chỉ định. Ví dụ, nếu đơn hàng dành cho một khách hàng duy nhất, việc lưu trữ nguyên cả lô hàng sẽ hợp lý hơn là phân loại từng sản phẩm và cất giữ chúng ở các khu vực riêng biệt.

4. Cách tối ưu hóa quy trình nhập kho trong kho hàng

Mỗi kho hàng đều có quy trình nhập kho riêng, nhưng nếu không tối ưu hóa đúng cách, họ sẽ không đạt được hiệu quả tốt nhất. Việc tích hợp Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS) có thể giúp tối ưu hóa quy trình nhập kho và mang lại hiệu suất hoạt động cao nhất. Dưới đây là cách WMS có thể tối ưu hóa quy trình nhập kho để đạt hiệu quả hoạt động tối đa:

4.1 Phân tích dữ liệu theo thời gian thực

Hơn 70% các nhà quản lý kho bày tỏ lo ngại về việc thiếu dữ liệu kịp thời. Các thông tin về tần suất vận chuyển, kích thước hàng hóa, loại hàng, khối lượng đơn hàng, khả năng lưu trữ và nhiều yếu tố khác giúp triển khai quy trình nhập kho tối ưu. Hệ thống WMS có thể tự động thu thập và phân tích dữ liệu để gợi ý vị trí lưu trữ tốt nhất cho từng sản phẩm dựa trên các tiêu chí khác nhau.

4.2 Giảm thời gian di chuyển

Càng tốn ít thời gian để tìm kiếm sản phẩm, nhân viên càng có thể hoàn thành nhiều đơn hàng hơn mỗi ngày. Thực tế, ước tính cho thấy nhân viên kho dành tới 75% thời gian chỉ để di chuyển và tìm kiếm các sản phẩm khác nhau. Với sự trợ giúp của hệ thống WMS tích hợp, thời gian di chuyển để hoàn thành đơn hàng có thể được giảm bớt. Bố trí kho hàng cũng có thể được tối ưu để sắp xếp các sản phẩm có tốc độ luân chuyển nhanh gần nhau, giúp nhân viên lấy hàng trong thời gian ngắn nhất.

4.3 Sử dụng vị trí cố định và động

Việc kết hợp giữa lưu trữ cố định và lưu trữ động có thể cải thiện năng suất kho hàng. Nhân viên sẽ ghi nhớ vị trí sản phẩm trong kho cố định, trong khi hệ thống WMS có thể linh hoạt hơn bằng cách đặt hàng hóa ở các vị trí tạm thời có sẵn. Các vị trí động có thể mang lại lợi thế cạnh tranh trong các mùa cao điểm khi nhu cầu mua sắm tăng cao và thời gian giao hàng được rút ngắn.

4.4 Thông tin hàng tồn kho chính xác

Hệ thống WMS cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực về số lượng hàng tồn và vị trí lưu trữ của từng sản phẩm. Thông tin này rất hữu ích khi bạn cần đặt lô hàng mới và muốn xem mức tồn kho của các sản phẩm hiện có. Nó cũng có lợi khi bạn nhận một lô hàng mới và không biết chính xác nơi lưu trữ các sản phẩm tương tự.

4.5 Áp dụng phương pháp nhập kho theo khu vực

Phân chia kho hàng thành các khu vực riêng biệt và phân công đội ngũ chuyên trách cho các nhiệm vụ nhập kho trong từng khu vực. Phương pháp tiếp cận này tăng cường hiệu quả vì đội ngũ sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn trong các khu vực được chỉ định.

4.6 Sắp xếp thông minh

Sắp xếp thông minh là yếu tố cốt lõi trong quản lý kho hàng, giúp tối ưu hóa quy trình nhập kho. Doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả bằng cách phân tích đặc điểm sản phẩm và xu hướng nhu cầu, đảm bảo rằng các sản phẩm có nhu cầu cao luôn dễ tiếp cận. Cách tiếp cận chủ động này giúp đơn giản hóa luồng công việc, giảm thiểu rủi ro thiếu hàng và chậm đơn, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

5.Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình nhập kho

Có ba yếu tố chính cần xem xét khi lựa chọn phương pháp nhập kho:

5.1 Nhập kho dựa trên mức độ di chuyển

Sử dụng phân tích ABC để lưu trữ sản phẩm theo mức độ di chuyển có thể giảm đáng kể thời gian hoàn thành đơn hàng. Các sản phẩm có tốc độ luân chuyển nhanh (loại A) nên được lưu trữ gần khu vực tập kết và ở độ cao phù hợp, để có thể dễ dàng lấy và sẵn sàng vận chuyển ngay lập tức. Tương tự, các sản phẩm có tốc độ luân chuyển chậm (loại C) có thể được lưu trữ ở phía sau của kho.

5.2 Nhập kho dựa trên loại bao bì

Trong phương pháp này, các sản phẩm được lưu trữ dựa trên loại bao bì của chúng. Ví dụ, các sản phẩm đơn lẻ và pallet có thể được lưu trữ ở các vị trí khác nhau, bất kể sản phẩm đó là gì. Tương tự, bao bì có thể được phân loại theo trọng lượng, loại hình vận chuyển, yêu cầu lưu trữ và nhiều yếu tố khác.

5.3 Nhập kho dựa trên mục đích sử dụng

Một số sản phẩm thường được mua cùng nhau, như bếp gas và dụng cụ nấu nướng. Lưu trữ những sản phẩm này dựa trên mục đích sử dụng và lý do di chuyển giúp nhân viên đơn giản hóa quy trình nhập kho.

6. KPI và lợi ích của quy trình nhập kho

6.1 Tỷ lệ chính xác nhập kho

Tỷ lệ chính xác nhập kho là một KPI quan trọng, đo lường độ chính xác trong việc đặt hàng hóa vào vị trí lưu trữ đã chỉ định. Tỷ lệ này được tính từ số lượng nhập kho chính xác so với tổng số lần nhập kho, cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức kho hàng. Duy trì tỷ lệ chính xác cao giúp giảm thiểu lỗi lấy hàng và cải thiện độ chính xác trong quy trình hoàn thành đơn hàng.

6.2 Thời gian chu kỳ nhập kho

Thời gian chu kỳ nhập kho đánh giá hiệu quả của quy trình nhập kho bằng cách đo lường thời gian từ khi nhận hàng đến khi sản phẩm được đặt vào vị trí lưu trữ chỉ định. KPI này giúp các nhà quản lý kho nhận diện những điểm tắc nghẽn và tối ưu hóa quy trình để tăng tốc độ xử lý. Thời gian chu kỳ ngắn hơn cải thiện hiệu quả kho hàng tổng thể và tăng tốc độ sẵn có của sản phẩm cho đơn hàng khách hàng.

6.3 Tận dụng không gian lưu trữ

Tận dụng không gian lưu trữ đánh giá hiệu quả sử dụng không gian lưu trữ có sẵn. Bằng cách tính toán tỷ lệ phần trăm không gian lưu trữ được sử dụng so với tổng không gian, KPI này hỗ trợ tối ưu hóa bố trí và tổ chức kho hàng.

6.4 Chi phí nhập kho trên mỗi đơn vị

Chi phí nhập kho trên mỗi đơn vị đánh giá hiệu quả kinh tế của quy trình nhập kho. Được tính bằng cách chia tổng chi phí nhập kho cho số lượng đơn vị nhập kho, chỉ số này cung cấp cái nhìn về các khía cạnh kinh tế của hoạt động kho. Giám sát và giảm chi phí trên mỗi đơn vị có thể dẫn đến tiết kiệm chi phí và cải thiện lợi nhuận, giúp hoạt động kho bền vững hơn về mặt tài chính.

6.5 Năng suất nhập kho

Năng suất nhập kho đo lường hiệu quả của lực lượng lao động trong quá trình nhập kho. Được tính bằng số lượng đơn vị nhập kho mỗi giờ hoặc mỗi giờ lao động, KPI này hỗ trợ trong việc lập kế hoạch lực lượng lao động, phân bổ tài nguyên và quản lý hiệu suất. Tăng năng suất nhập kho góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo hàng hóa được đặt vào kho nhanh chóng và chính xác.

6.6 Độ chính xác của hàng tồn kho

Độ chính xác của hàng tồn kho đánh giá sự phù hợp giữa hàng tồn kho thực tế và hàng tồn kho ghi nhận. Bằng cách tính toán tỷ lệ phần trăm số lượng kiểm kê chính xác, chỉ số này đảm bảo rằng kho hàng duy trì hồ sơ tồn kho đáng tin cậy và chính xác. Độ chính xác cao của hàng tồn kho là yếu tố cần thiết để ngăn ngừa sự khác biệt, tránh thiếu hàng và nâng cao độ tin cậy tổng thể của chuỗi cung ứng.

6.7 Tỷ lệ luân chuyển nhập kho

Tỷ lệ luân chuyển nhập kho phản ánh tần suất hàng hóa được nhập kho và lấy ra khỏi kho lưu trữ. Được tính bằng số lượng hàng hóa nhập kho và lấy ra so với tổng số lượng hàng hóa trong kho, KPI này cung cấp cái nhìn tổng quan về sự năng động của hoạt động kho. Tỷ lệ luân chuyển nhập kho cao hơn cho thấy quy trình lưu trữ hiệu quả và giúp tối ưu hóa chiến lược quản lý hàng tồn kho.

6.8 Tỷ lệ hàng chờ nhập kho

Tỷ lệ hàng chờ nhập kho đo lường tỷ lệ phần trăm hàng hóa không thể nhập kho ngay lập tức do các hạn chế khác nhau như hạn chế về không gian. Bằng cách tính toán tỷ lệ hàng chờ so với tổng số lượng hàng hóa cần nhập kho, chỉ số này cung cấp cái nhìn về hiệu quả của quy trình nhập kho và những thách thức tiềm ẩn trong quản lý không gian. Giảm thiểu tỷ lệ hàng chờ là điều quan trọng để duy trì hoạt động suôn sẻ và đảm bảo sự sẵn có kịp thời của sản phẩm cho đơn hàng khách hàng.

7. Kết luận

Tối ưu hóa quy trình nhập kho là một phần quan trọng trong việc quản lý kho hàng hiệu quả. Bằng cách áp dụng công nghệ, đào tạo nhân viên và thiết lập quy trình hợp lý, doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và tăng hiệu suất tổng thể của kho hàng.

8. Dịch vụ Kho hàng, kho chung, kho dịch vụ Bảo Vận Logistics

Dịch vụ lưu kho của Bảo Vận Logistics được đánh giá cao và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Vậy điều gì khiến dịch vụ này trở nên đặc biệt?

Đội ngũ kho chuyên nghiệp, kinh nghiệm và áp dụng công nghệ WMS hiện đại:

• Kho tiêu chuẩn, ở các vị trí phù hợp, đáp ứng lưu trữ hàng hóa.
• Hệ thống PCCC tự động, đầy đủ giấy tờ pháp lý theo quy định nhà nước
• Hàng hóa lưu kho đã được mua bảo hiểm rủi ro, cháy nổ.
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm.
• Phục vụ 24/7, có đầy đủ dịch vụ phụ trợ theo yêu cầu
• Diện tích, thể tích đa dạng, có thể thuê từ 50m3 (tấn) trở lên.
• Phần mềm WMS chuyên dụng, đảm bảo quản lý, kết nối với khách hàng.
• Chính sách giá cạnh tranh, tiết kiệm chi phí.
• Có hệ thống xe tải, nhân sự phục vụ nhu cầu Thông quan, vận chuyển.