Các Phương Thức Xuất Nhập Kho: FIFO, FEFO, LIFO và Ứng Dụng

Quản lý kho hàng hiệu quả  bằng các phương thức xuất nhập kho như FIFO, FEFO, và LIFO đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ cho bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu lưu trữ hàng hóa. Các phương thức này là những chiến lược giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho, giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa lợi nhuận. Sau đây cùng Bảo Vận Logistics tìm hiểu chi tiết về từng phương thức và cách chúng được áp dụng nhé:

1. Phương Thức FIFO (First In, First Out)

Định nghĩa:

FIFO, hay “Vào trước, ra trước”, là phương thức quản lý kho hàng dựa trên nguyên tắc: hàng hóa nào nhập kho trước sẽ được xuất ra trước. Điều này đảm bảo rằng các sản phẩm tồn kho lâu nhất sẽ được tiêu thụ trước, giảm nguy cơ hư hỏng và lãng phí hàng hóa.

Ưu điểm của phương thức FIFO:

• Giảm thiểu hàng tồn kho cũ: Hàng hóa cũ được xuất ra trước, giúp giảm thiểu hàng hóa tồn kho quá lâu và có nguy cơ hư hỏng.
• Tối ưu hóa chất lượng sản phẩm: Phù hợp với các mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn hoặc yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt.
• Hợp lý hóa kế toán: Do hàng hóa nhập trước sẽ được xuất trước, giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gần nhất với giá trị thực của hàng tồn kho.

Nhược điểm của phương thức FIFO:

• Không phù hợp với mặt hàng không có hạn sử dụng: Với các sản phẩm không bị ảnh hưởng bởi thời gian, việc dùng FIFO có thể không mang lại nhiều lợi ích.
• Đôi khi khó thực hiện: Trong trường hợp kho hàng lớn hoặc có nhiều chủng loại hàng hóa, việc quản lý FIFO có thể phức tạp và đòi hỏi sự sắp xếp kho hợp lý.

Ứng dụng:

FIFO thường được áp dụng trong ngành thực phẩm, dược phẩm, và các ngành sản xuất có nhu cầu kiểm soát chặt chẽ về thời gian bảo quản.

2. Phương Thức FEFO (First Expired, First Out)

Định nghĩa:

FEFO, hay “Hết hạn trước, ra trước”, là một phương thức đặc biệt cho các sản phẩm có hạn sử dụng nhất định. Với phương thức này, các sản phẩm sắp hết hạn sẽ được ưu tiên xuất kho trước để tránh tình trạng hàng hóa bị hư hỏng.

Ưu điểm của phương thức FEFO:

• Kiểm soát tốt hạn sử dụng: Đảm bảo các sản phẩm gần hết hạn được xuất ra trước, hạn chế tình trạng hàng hết hạn gây lãng phí.
• Đảm bảo an toàn thực phẩm: Phù hợp cho ngành thực phẩm, dược phẩm, nơi yêu cầu cao về tiêu chuẩn chất lượng và hạn sử dụng.

Nhược điểm của phương thức FEFO:

• Đòi hỏi quy trình kiểm tra kỹ lưỡng: Yêu cầu kiểm tra và cập nhật hạn sử dụng liên tục, đòi hỏi hệ thống quản lý kho và nhân sự chuyên nghiệp.
• Tốn kém thời gian và chi phí: Để theo dõi hạn sử dụng, doanh nghiệp có thể phải đầu tư vào hệ thống công nghệ hoặc quy trình thủ công cẩn thận.

Ứng dụng:

FEFO là giải pháp hoàn hảo cho ngành hàng thực phẩm và y tế, nơi quản lý hạn sử dụng là yếu tố then chốt trong vận hành.

3. Phương Thức LIFO (Last In, First Out)

Định nghĩa:

LIFO, hay “Vào sau, ra trước”, là phương thức xuất nhập kho mà hàng hóa nhập vào sau cùng sẽ được xuất ra trước. Phương pháp này không chú trọng đến tuổi đời của sản phẩm mà dựa vào thứ tự nhập kho.

Ưu điểm của phương thức LIFO:

• Giảm thiểu chi phí lưu kho: Vì sản phẩm nhập sau xuất trước, việc lưu trữ hàng hóa lâu dài có thể được tối thiểu hóa.
• Phản ánh đúng biến động giá cả: Đối với doanh nghiệp có nhu cầu bán hàng với giá vốn thấp nhất trong các thời kỳ biến động giá, LIFO có thể là lựa chọn hợp lý.

Nhược điểm của phương thức LIFO:

• Không phù hợp với hàng hóa có hạn sử dụng ngắn: LIFO không phù hợp cho các mặt hàng cần bảo quản lâu hoặc có hạn sử dụng vì hàng hóa có thể bị tồn kho và hết hạn.
• Gây khó khăn trong quản lý chất lượng: Với các doanh nghiệp muốn kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm, LIFO không phải là phương án tốt.

Ứng dụng:

LIFO thường được áp dụng trong các ngành công nghiệp nặng, nơi chi phí lưu trữ và vòng đời sản phẩm không quan trọng như trong ngành thực phẩm.

4. So sánh FIFO, FEFO và LIFO

Lựa Chọn Phương Thức Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp

Việc lựa chọn giữa FIFO, FEFO, hay LIFO tùy thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu quản lý kho của từng doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn, thì phương thức FIFO hoặc FEFO sẽ là lựa chọn tối ưu để bảo vệ chất lượng sản phẩm. Ngược lại, với các doanh nghiệp ngành công nghiệp nặng hoặc có biến động giá cả cao, LIFO có thể giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

5. Dịch vụ cho thuê kho chung, kho fulfillment uy tín, chuyên nghiệp Bảo Vận Logistics

Là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực logistics, Bảo Vận Logistics cam kết cung cấp kho bãi tiêu chuẩn quản lý bằng phần mềm chuyên dụng đáp ứng mọi phương thức quản lý của doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với Bảo Vận Logistics để được tư vấn và sử dụng dịch vụ với giá cả cạnh tranh và chất lượng vượt trội. Chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ và đồng hành cùng bạn trong mọi hoạt động kinh doanh quản lý kho bãi.

Thông tin liên hệ:

Tên doanh nghiệp: Công Ty TNHH Dịch Vụ Logistics Bảo Vận

Địa chỉ trụ sở: Tầng 18A, Tòa Nhà MD Complex, Số 68, Đường Nguyễn Cơ Thạch , Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Hotline: (+84) 90 229 0055

Email: [email protected]

Ví dụ minh họa: một kho, ba cách xuất hàng FIFO, FEFO, LIFO

Giả sử kho đang có ba lô cùng một mã sữa hộp, và cần xuất một đơn hàng 150 thùng. Cách chọn lô theo FIFO, LIFO và FEFO sẽ cho kết quả rất khác nhau.

Ví dụ cho thấy vì sao với hàng có hạn sử dụng, FEFO an toàn hơn FIFO: lô B nhập sau lô A nhưng lại hết hạn trước. Nếu chỉ áp dụng FIFO một cách máy móc, kho sẽ giữ lại đúng lô cần xuất gấp nhất.

FIFO, LIFO trong kế toán khác gì trong vận hành kho

Nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm cùng tên. Trong vận hành kho, FIFO, LIFO, FEFO là nguyên tắc chọn lô hàng thực tế để lấy ra khỏi kệ. Trong kế toán, FIFO và LIFO là phương pháp tính giá trị hàng xuất kho và hàng tồn kho trên sổ sách.

Hai việc này độc lập với nhau. Về kế toán, theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp không còn được dùng phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) để tính giá hàng xuất kho. Còn trong kho, việc lấy hàng theo kiểu LIFO vẫn diễn ra với những mặt hàng không có hạn sử dụng, chẳng hạn vật liệu rời xếp đống, nơi lấy lớp trên cùng là thuận tiện nhất.

Cách triển khai FEFO trong kho thực tế

Ghi nhận hạn sử dụng ngay khi nhập kho. Mỗi lô phải được ghi số lô và hạn sử dụng vào phiếu nhập hoặc phần mềm, không để đến lúc xuất mới tra cứu.

Dán nhãn lô rõ ràng trên pallet. Nhãn in to số lô và hạn sử dụng ở mặt dễ nhìn giúp nhân viên soạn hàng chọn đúng lô mà không phải mở từng thùng.

Bố trí vị trí theo hạn sử dụng. Lô cận hạn đặt ở vị trí dễ lấy, lô hạn dài đặt sâu bên trong hoặc tầng cao.

Dùng phần mềm quản lý kho để gợi ý lô xuất. Khi lập phiếu xuất, hệ thống tự đề xuất lô có hạn gần nhất và cảnh báo lô sắp đến ngưỡng cận hạn.

Kiểm tra định kỳ hàng cận hạn. Lập danh sách hàng còn dưới một phần ba hạn sử dụng mỗi tuần để kịp đẩy qua kênh khuyến mãi hoặc trả nhà cung cấp.

📖 Tham khảo: Dịch vụ cho thuê kho quản lý theo lô và hạn sử dụng

Kết Luận

Các phương thức xuất nhập kho FIFO, FEFO, và LIFO đều có ưu và nhược điểm riêng biệt, tùy thuộc vào nhu cầu và đặc tính hàng hóa của doanh nghiệp mà lựa  chọn phù hợp. Việc ứng dụng hiệu quả các phương thức này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình mà còn nâng cao chất lượng phục vụ và giảm thiểu rủi ro trong quản lý hàng tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

FIFO là gì?
FIFO (First In, First Out) là nguyên tắc nhập trước xuất trước: lô hàng nhập kho sớm nhất được xuất ra trước. Phù hợp với hàng không có hạn sử dụng hoặc hạn sử dụng rất dài.

FEFO là gì?
FEFO (First Expired, First Out) là nguyên tắc hết hạn trước xuất trước: lô có hạn sử dụng gần nhất được xuất ra trước, bất kể nhập kho lúc nào. Đây là nguyên tắc bắt buộc với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm.

FIFO, LIFO và FEFO khác nhau thế nào?
FIFO căn cứ vào ngày nhập kho, LIFO ưu tiên lô nhập sau cùng, còn FEFO căn cứ vào hạn sử dụng. Với hàng có hạn sử dụng, FEFO giúp giảm hàng quá hạn tốt nhất; với hàng không có hạn, FIFO là lựa chọn phổ biến.

LIFO còn được sử dụng không?
Trong kế toán, doanh nghiệp không còn được dùng LIFO để tính giá hàng xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Trong vận hành kho, cách lấy hàng kiểu LIFO vẫn gặp với hàng rời không có hạn sử dụng.

Thuê kho bên ngoài có yêu cầu xuất theo FEFO được không?
Được, nếu đơn vị cho thuê kho quản lý được số lô và hạn sử dụng. Nên thỏa thuận rõ nguyên tắc xuất hàng trong hợp đồng và yêu cầu báo cáo tồn kho theo lô, hạn sử dụng định kỳ.