Chuẩn bị kho hàng mùa cao điểm cuối năm: kế hoạch 12 tuần

Mùa cao điểm cuối năm là giai đoạn kho hàng chịu áp lực lớn nhất: sản lượng tăng gấp rưỡi, gấp đôi, xe khan, nhân công khan, và mọi sai sót nhỏ đều bị khuếch đại. Doanh nghiệp nào lên kế hoạch từ tháng 9 thường đi qua mùa Tết êm ả, còn doanh nghiệp đợi đến tháng 11 mới lo thường phải trả giá cao cho kho và xe. Bài viết đưa ra lịch chuẩn bị 12 tuần, chia theo từng giai đoạn cụ thể.

Vì sao phải bắt đầu từ tháng 9

Tết Nguyên đán 2027 rơi vào đầu tháng 2/2027. Tính ngược lại, hàng phục vụ Tết phải có mặt ở kho phân phối từ khoảng giữa tháng 12 đến đầu tháng 1. Nhà sản xuất và nhà nhập khẩu cần đưa hàng về kho từ tháng 11. Như vậy việc chốt kho, chốt xe và chốt nhân sự phải hoàn tất trong tháng 10.

Thêm vào đó, thị trường kho bãi năm 2026 đang có tỷ lệ trống giảm ở các khu vực trọng điểm. Vị trí kho tốt sẽ được đặt trước từ sớm, và đến tháng 11 lựa chọn còn lại thường là kho xa hoặc kho kém chuẩn với giá không hề rẻ.

Tuần 1–2: Dự báo sản lượng

Mọi kế hoạch kho đều bắt đầu từ một con số: lượng hàng cần lưu vào thời điểm đỉnh là bao nhiêu. Lấy số liệu xuất nhập tồn của mùa cao điểm năm trước, điều chỉnh theo tốc độ tăng trưởng năm nay và kế hoạch bán hàng của bộ phận kinh doanh.

Điều quan trọng là dự báo theo tuần, không phải theo tháng. Tồn kho đỉnh thường chỉ kéo dài hai đến ba tuần trước Tết, và nếu tính theo trung bình tháng doanh nghiệp sẽ thiếu chỗ đúng vào lúc cần nhất.

Kết quả của giai đoạn này là một bảng gồm: số pallet tồn đỉnh, số chuyến xe nhập và xuất mỗi tuần, số nhân công xử lý hàng cần thiết mỗi ca.

Tuần 3–4: Chốt phương án kho

So sánh con số tồn đỉnh với năng lực kho hiện có. Nếu thiếu, có ba lựa chọn:

Thuê thêm kho chung theo pallet trong ba đến bốn tháng. Đây là phương án linh hoạt nhất, không phải cam kết dài hạn cho phần diện tích chỉ cần dùng theo mùa.

Thương lượng mở rộng diện tích tại kho đang thuê. Thuận tiện vì cùng quy trình, cùng phần mềm, nhưng cần đàm phán sớm vì kho hiện tại cũng đang nhận yêu cầu từ khách khác.

Đặt kho vệ tinh gần vùng tiêu thụ. Phù hợp với doanh nghiệp phân phối cả hai miền, giúp giảm áp lực cho kho trung tâm và rút ngắn thời gian giao hàng trong đợt cao điểm.

Khi ký hợp đồng thuê bổ sung, hãy chốt luôn đơn giá xử lý hàng ngoài giờ và trần phụ phí mùa cao điểm. Đây là hai khoản thường bị đội lên nhiều nhất vào tháng 12.

Tuần 5–6: Chốt vận tải

Xe tải và xe container vào cuối năm luôn trong tình trạng khan. Nên ký thỏa thuận giữ xe với đơn vị vận tải cho các tuần cao điểm, ghi rõ số chuyến cam kết mỗi tuần và đơn giá cố định.

Với tuyến Bắc – Nam, cần tính thêm yếu tố tàu biển: lịch tàu tháng 12 và tháng 1 thường kín chỗ sớm. Hàng không gấp nên đẩy đi đường biển sớm từ tháng 10, tháng 11 để giải phóng năng lực đường bộ cho hàng gấp sát Tết.

Tuần 7–8: Nhân sự và thiết bị

Tính số nhân công cần thêm cho mỗi ca dựa trên dự báo ở tuần 1–2. Tuyển và đào tạo lao động thời vụ trước ít nhất hai tuần so với ngày cần dùng, vì người mới làm trong kho luôn chậm và dễ sai trong những ngày đầu.

Kiểm tra toàn bộ thiết bị: xe nâng, xe đẩy tay, máy quét mã vạch, máy in tem. Bảo dưỡng xe nâng trước mùa cao điểm rẻ hơn rất nhiều so với sửa chữa khi xe hỏng giữa lúc hàng đang dồn ứ.

Tuần 9–10: Dọn kho và sắp xếp lại

Đây là bước hay bị bỏ qua nhưng mang lại hiệu quả nhanh nhất. Thanh lý hoặc chuyển đi hàng chậm luân chuyển, hàng cận hạn, bao bì thừa để giải phóng diện tích. Nhiều kho lấy lại được mười đến hai mươi phần trăm diện tích chỉ nhờ bước này.

Sắp xếp lại vị trí hàng: đưa các mã bán chạy mùa Tết về gần khu vực xuất hàng, đẩy hàng chậm vào sâu bên trong hoặc lên tầng cao. Quãng đường đi lại của nhân viên soạn hàng giảm đi đồng nghĩa với năng suất tăng lên đúng lúc cần.

Tuần 11–12: Chạy thử và phương án dự phòng

Chạy thử một ngày với sản lượng mô phỏng mức cao điểm để phát hiện điểm nghẽn: cửa xuất nhập có đủ không, khu soạn hàng có bị chồng chéo không, phần mềm có chậm khi nhiều người cùng thao tác không.

Lập sẵn phương án cho ba tình huống thường gặp nhất: xe không đến đúng giờ, thiếu người đột xuất, và hàng về dồn một lúc vượt năng lực tiếp nhận. Mỗi tình huống cần có người chịu trách nhiệm và số điện thoại liên hệ dự phòng.

Bảng tóm tắt lịch chuẩn bị

Câu hỏi thường gặp

Nếu đã bước sang tháng 11 mới bắt đầu thì sao?
Vẫn làm được nhưng phải rút gọn: gộp dự báo và chốt kho trong một tuần, ưu tiên thuê kho chung theo pallet vì vào nhanh nhất, và chấp nhận đơn giá cao hơn. Bỏ qua bước chạy thử là rủi ro lớn nhất khi làm gấp.

Thuê kho thời vụ ba tháng có được không?
Được. Nhiều đơn vị nhận hợp đồng kho chung ngắn hạn theo mùa, tính phí theo số pallet thực dùng. Đơn giá có thể cao hơn hợp đồng dài hạn nhưng tổng chi phí vẫn thấp hơn so với thuê diện tích cố định cả năm chỉ để dùng vài tháng.

Làm sao ước tính số pallet cần thuê thêm?
Lấy tồn kho đỉnh dự báo trừ đi năng lực chứa hiện có, rồi cộng thêm khoảng mười đến mười lăm phần trăm dự phòng. Không nên tính sát, vì hàng Tết thường về dồn theo đợt chứ không đều.

Hàng Tết có nên đi đường biển Bắc – Nam không?
Có, nếu đi sớm từ tháng 10 hoặc đầu tháng 11. Đường biển rẻ hơn đường bộ đáng kể với hàng khối lượng lớn. Càng sát Tết thì càng nên chuyển sang đường bộ để chủ động thời gian.

Bảo Vận đồng hành trong mùa cao điểm

Bảo Vận Logistics nhận thuê kho chung theo pallet ngắn hạn theo mùa tại Hưng Yên và Bình Dương, kết hợp vận chuyển container Bắc – Nam bằng đường biển và đường bộ. Doanh nghiệp cần giữ chỗ kho và xe cho mùa cao điểm cuối năm nên liên hệ sớm để được ưu tiên vị trí và đơn giá.

Đọc thêm:

• Dịch vụ cho thuê kho Bảo Vận
• Thị trường kho bãi 2026: tỷ lệ trống giảm, giá thuê kho tăng
• Kho phân phối là gì? Mô hình, chi phí và tiêu chí chọn kho
• Vận chuyển container nội địa Bắc – Nam