1. Tổng quan quy trình thuê kho Bảo Vận

Quy trình thuê kho Bảo Vận được xây dựng để doanh nghiệp dễ dàng bắt đầu sử dụng dịch vụ kho bãi mà không tốn nhiều
thời gian tìm hiểu. Từ lúc yêu cầu báo giá thuê kho cho đến khi hệ thống đi vào vận hành chính thức, mọi
bước đều có nhân sự phụ trách, biểu mẫu rõ ràng và thời gian xử lý cụ thể.

Quy trình chuẩn gồm 8 bước chính:

• Tiếp nhận nhu cầu & phân tích đặc thù hàng hóa.
• Khảo sát thực tế / demo kho & tư vấn mô hình lưu kho.
• Lập phương án dịch vụ, gửi báo giá chi tiết.
• Thống nhất điều kiện, ký hợp đồng & phụ lục.
• Chuẩn bị mặt bằng kho, giá kệ, hệ thống WMS & SOP.
• Nhập kho lô hàng đầu tiên, đối soát số liệu ban đầu.
• Vận hành hàng ngày, báo cáo tồn kho & KPI dịch vụ.
• Rà soát định kỳ, tối ưu chi phí & mở rộng dung lượng kho.

2. Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu & phân tích hàng hóa

Doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu thuê kho Bảo Vận qua hotline, email hoặc form liên hệ trên website. Ở bước này, chúng
tôi tập trung làm rõ:

• Loại hàng hóa: FMCG, hàng cồng kềnh, nguyên liệu, thành phẩm,…
• Đặc tính bảo quản: khô, mát, chống ẩm, chống bụi, yêu cầu PCCC,…
• Khối lượng & sản lượng: m³, pallet, tấn, số lượng inbound/outbound mỗi tháng.
• Địa điểm ưu tiên: kho Long Biên, Văn Giang hay Sóng Thần.
• Yêu cầu dịch vụ kèm theo: bốc xếp, dán tem, kiểm đếm, giao nhận nội thành,…

Dữ liệu đầu vào càng đầy đủ, báo giá càng bám sát thực tế và dễ tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

3. Bước 2: Khảo sát kho / hiện trạng & tư vấn mô hình lưu kho

Sau khi nắm nhu cầu cơ bản, Bảo Vận sẽ:

• Đề xuất khách hàng tham quan trực tiếp kho để đánh giá tiêu chuẩn PCCC, an ninh, lối xuất nhập.
• Mô phỏng sơ bộ cách bố trí kho: mặt bằng, line xe nâng, khu vực inbound – outbound, khu kiểm đếm,…
• Tư vấn lựa chọn mô hình: thuê kho chung, thuê kho riêng, hoặc kết hợp.

Với các khách hàng ở xa, Bảo Vận có thể cung cấp video, sơ đồ mặt bằng, hình ảnh thực tế kho để dễ hình dung
trước khi quyết định.

4. Bước 3: Lập phương án & gửi báo giá chi tiết

Từ dữ liệu thu thập được, Bảo Vận sẽ xây dựng phương án thuê kho tối ưu, kèm theo báo giá rõ ràng cho từng
hạng mục:

• Chi phí lưu kho: tính theo m², pallet, vị trí, hoặc tấn.
• Chi phí dịch vụ xử lý: bốc xếp, dán tem, quấn màng, tách/gộp pallet,…
• Chi phí xe nâng, nhân công & các dịch vụ phụ trợ khác (nếu có).
• Điều kiện thanh toán, thời gian miễn phí lưu kho (nếu áp dụng).

Báo giá sẽ gửi qua email kèm file PDF/Excel để doanh nghiệp dễ đối chiếu nội bộ. Mọi chi tiết đều minh bạch, có thể
điều chỉnh theo kịch bản sản lượng khác nhau.

5. Bước 4: Thống nhất điều kiện & ký hợp đồng thuê kho

Khi đã thống nhất về mức giá và phạm vi dịch vụ, hai bên sẽ tiến hành:

• Chốt địa điểm kho (Long Biên, Văn Giang, Sóng Thần) và dung lượng khởi điểm.
• Thống nhất thời hạn hợp đồng, điều khoản gia hạn & điều chỉnh đơn giá.
• Quy định trách nhiệm bảo quản hàng hóa, tiêu chuẩn đóng gói, niêm phong.
• Các cam kết về bảo mật thông tin, an toàn lao động, PCCC.

Bảo Vận cung cấp sẵn mẫu hợp đồng thuê kho & phụ lục dịch vụ, có thể tùy chỉnh theo từng ngành hàng
cụ thể (FMCG, e-commerce, nguyên phụ liệu,…).

6. Bước 5: Chuẩn bị kho, giá kệ, WMS & SOP vận hành

Sau khi hợp đồng có hiệu lực, Bảo Vận triển khai chuẩn bị vận hành:

• Bố trí mặt bằng, line xe nâng, biển chỉ dẫn khu vực.
• Lắp đặt hoặc sắp xếp hệ thống giá kệ, pallet phù hợp kích thước hàng.
• Thiết lập tài khoản WMS cho khách hàng: mã hàng, mã kho, vị trí, quy cách đóng gói.
• Chuẩn hóa quy trình in tem, quét mã vạch/QR khi nhập – xuất – chuyển vị trí.
• Xây dựng SOP vận hành (quy trình chuẩn) & chuẩn KPI dịch vụ.

Ở bước này, hai bên thống nhất luôn mẫu biểu sử dụng: phiếu nhập – xuất, báo cáo tồn kho, báo cáo đối soát dịch vụ,…

7. Bước 6: Nhập kho lô hàng đầu tiên & đối soát số liệu

Khi kho đã sẵn sàng, lô hàng đầu tiên sẽ được đưa về kho Bảo Vận theo kế hoạch:

• Nhân sự hiện trường phối hợp với tài xế, bộ phận điều vận để điều xe, sắp xếp thời gian nhập hàng.
• Kiểm đếm số lượng thực tế, tình trạng bao bì, tình trạng niêm phong.
• Quét mã vạch/QR, nhập liệu WMS, gán vị trí lưu kho theo sơ đồ.
• Đối soát số liệu với file/PO khách hàng, gửi biên bản nhập kho & báo cáo tổng hợp ban đầu.

Đây là bước quan trọng để đảm bảo hệ thống WMS, cách đặt tên mã hàng, đơn vị tính, quy tắc đóng lô… khớp với quy
trình của khách hàng.

8. Bước 7: Vận hành thường xuyên, báo cáo & tối ưu chi phí

Sau lô hàng đầu tiên, hoạt động thuê kho đi vào vận hành ổn định. Bảo Vận duy trì:

• Nhập – xuất hàng hàng ngày theo booking của khách hàng.
• Gửi báo cáo tồn kho định kỳ (ngày/tuần/tháng) theo định dạng hai bên thống nhất.
• Đối soát dịch vụ phát sinh: số lần xuất nhập, số giờ xe nâng, số công bốc xếp,…
• Rà soát định kỳ để đề xuất tối ưu: gom vị trí, thay đổi cách xếp hàng, điều chỉnh mô hình tính phí.

Mục tiêu của Bảo Vận là giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát tốt hàng hóa, vừa giảm tối đa chi phí kho bãi so với
việc tự vận hành kho riêng.