Kho chung là gì?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần, hoặc đủ sức, thuê nguyên một nhà kho. Với phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhà bán hàng online hay doanh nghiệp đang mở rộng sang thị trường mới, kho chung là giải pháp giúp có ngay chỗ chứa hàng chuyên nghiệp mà không phải gánh chi phí cố định. Vậy kho chung là gì, hoạt động ra sao, có những ưu nhược điểm nào và khi nào doanh nghiệp nên thuê kho chung? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp đầy đủ.

Kho chung là gì?

Kho chung (shared warehouse, public warehouse) là kho do một đơn vị dịch vụ logistics đầu tư, quản lý và vận hành, cho nhiều chủ hàng cùng thuê trong cùng một không gian kho. Mỗi chủ hàng được bố trí vị trí lưu trữ riêng (theo ô kệ, pallet hoặc khu vực), còn nhân sự, thiết bị nâng hạ, hệ thống an ninh, phòng cháy chữa cháy và phần mềm quản lý kho được dùng chung.

Chủ hàng trả phí theo lượng hàng thực tế lưu kho (theo m², số pallet hoặc số khối) cộng phí xử lý xuất nhập hàng hóa, thay vì trả tiền thuê cố định cho toàn bộ diện tích như khi thuê kho riêng.

Đặc điểm của kho chung

• Nhiều chủ hàng trong một kho: hàng hóa của từng khách được phân khu, dán mã vị trí và quản lý tồn kho tách biệt.
• Đơn vị kho chịu trách nhiệm vận hành: tiếp nhận, kiểm đếm, sắp xếp, bảo quản, soạn hàng và xuất hàng theo yêu cầu của chủ hàng.
• Chi phí linh hoạt: tăng giảm theo lượng hàng lưu, phù hợp với hàng có tính mùa vụ.
• Thời hạn thuê ngắn và mềm: có thể thuê theo tháng, theo quý, không bắt buộc hợp đồng dài hạn như thuê nhà xưởng.
• Có sẵn dịch vụ đi kèm: dán nhãn, đóng gói lại, kiểm hàng, báo cáo tồn kho, vận chuyển.

Kho chung hoạt động như thế nào?

Quy trình vận hành một kho chung chuyên nghiệp thường gồm các bước:

1. Tiếp nhận yêu cầu nhập: chủ hàng gửi thông tin lô hàng (mã hàng, số lượng, quy cách, thời gian xe đến).
2. Nhập kho: kho kiểm đếm số lượng, tình trạng bao bì, đối chiếu chứng từ, lập biên bản nếu có sai lệch hoặc hư hỏng.
3. Lưu trữ: hàng được xếp lên kệ hoặc pallet theo vị trí đã mã hóa, tách biệt với hàng của chủ hàng khác.
4. Quản lý tồn kho: cập nhật nhập – xuất – tồn, theo dõi hạn sử dụng, áp dụng nguyên tắc FIFO/FEFO.
5. Xuất kho: nhận lệnh xuất, soạn hàng, đóng gói, bàn giao cho xe của chủ hàng hoặc xe do kho sắp xếp.
6. Báo cáo và đối soát: gửi báo cáo tồn kho định kỳ, đối soát phí lưu kho và phí dịch vụ hằng tháng.

Lợi ích khi thuê kho chung

Không phải đầu tư ban đầu

Doanh nghiệp không phải bỏ vốn thuê đất, xây kho, mua xe nâng, kệ pallet, camera hay phần mềm. Toàn bộ hạ tầng đã có sẵn, chỉ cần ký hợp đồng là có thể nhập hàng.

Chỉ trả tiền cho phần thực dùng

Khi lượng hàng giảm sau mùa cao điểm, chi phí lưu kho giảm theo. Đây là điểm khác biệt lớn nhất so với kho riêng, nơi doanh nghiệp vẫn phải trả đủ tiền thuê dù kho trống một nửa.

Có đội ngũ vận hành chuyên nghiệp

Doanh nghiệp không cần tuyển thủ kho, nhân viên bốc xếp, lái xe nâng hay bảo vệ. Đơn vị kho chung chịu trách nhiệm về nhân sự, an toàn lao động và quy trình vận hành.

Dễ mở rộng thị trường

Doanh nghiệp ở miền Bắc muốn bán hàng vào miền Nam có thể thuê kho chung tại Bình Dương hoặc Đồng Nai làm kho vệ tinh, giao hàng cho khách trong ngày thay vì chờ vận chuyển từ Bắc vào. Khi thị trường ổn định mới tính đến kho riêng.

Giảm rủi ro nhờ tiêu chuẩn an toàn

Kho chung chuyên nghiệp phải đáp ứng yêu cầu phòng cháy chữa cháy, an ninh 24/7 và thường có bảo hiểm tài sản trong kho, giúp chủ hàng yên tâm hơn so với tự thuê nhà xưởng nhỏ lẻ.

Hạn chế của kho chung cần lưu ý

• Không gian dùng chung: cần đơn vị kho có quy trình phân khu rõ ràng để tránh lẫn hàng.
• Giờ làm việc theo lịch của kho: xuất nhập ngoài giờ có thể phát sinh phụ phí.
• Không phù hợp với một số loại hàng hóa: hàng có mùi mạnh, hàng nguy hiểm, hàng cần nhiệt độ đặc biệt phải lưu ở khu chuyên dụng.
• Mức độ tùy biến thấp hơn kho riêng: khó lắp đặt thiết bị hoặc bố trí layout theo ý riêng.

So sánh kho chung và kho riêng

📖 Tham khảo: So sánh chi tiết kho chung và kho độc lập

Khi nào doanh nghiệp nên thuê kho chung?

• Lượng hàng dưới vài trăm pallet hoặc biến động mạnh theo mùa.
• Doanh nghiệp mới thành lập, đang thử nghiệm thị trường hoặc sản phẩm mới.
• Cần kho vệ tinh ở miền khác để rút ngắn thời gian giao hàng.
• Kho hiện tại quá tải tạm thời (hàng về dồn, chờ xuất khẩu, chờ phân phối).
• Muốn tập trung vào bán hàng, sản xuất và thuê ngoài toàn bộ khâu kho vận.

Các dịch vụ cơ bản tại kho chung

• Lưu kho và bảo quản hàng hóa: theo pallet, kệ hoặc khu vực, có kiểm soát vệ sinh, chống ẩm, chống côn trùng.
• Xử lý xuất nhập hàng hóa: nhận hàng từ container, xe tải; soạn và xuất hàng theo đơn.
• Quản lý tồn kho: theo mã hàng, số lô, hạn sử dụng; báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu.
• Dịch vụ giá trị gia tăng: dán nhãn phụ, đóng gói lại, quấn màng, kiểm đếm, phân loại.
• Vận chuyển: giao hàng nội thành, liên tỉnh và vận chuyển container Bắc – Nam.

Cách chọn đơn vị cho thuê kho chung uy tín

Trước khi ký hợp đồng thuê kho chung để gửi hàng hóa, doanh nghiệp nên kiểm tra: pháp lý kho và hệ thống PCCC; vị trí kết nối với nhà máy, cảng và khách hàng; quy trình nhập – xuất – tồn và cách xử lý khi thiếu hụt, hư hỏng; bảo hiểm hàng hóa trong kho; cách tính phí minh bạch (phí lưu kho, phí xuất nhập, phí dịch vụ phát sinh); và khả năng mở rộng khi lượng hàng tăng.

📖 Tham khảo: Kinh nghiệm thuê kho hàng: quy trình và 7 tiêu chí chọn đơn vị uy tín

Thuê kho chung tại Bảo Vận Logistics

Bảo Vận vận hành hệ thống kho chung tại hai miền: kho Văn Giang và kho Nghĩa Trụ (Hưng Yên) phục vụ Hà Nội và các tỉnh phía Bắc; kho Sóng Thần (Bình Dương) và kho Nhơn Trạch (Đồng Nai) phục vụ TP.HCM và các tỉnh phía Nam. Chủ hàng có thể thuê theo pallet, theo m² hoặc thuê khu vực riêng trong kho, kèm dịch vụ xử lý xuất nhập hàng hóa, quản lý tồn kho và vận chuyển.

📖 Tham khảo: Dịch vụ cho thuê kho chung, kho riêng Bảo Vận

Câu hỏi thường gặp

Kho chung là gì?
Kho chung là kho do đơn vị logistics vận hành, cho nhiều chủ hàng cùng thuê; mỗi chủ hàng có vị trí lưu trữ riêng và trả phí theo lượng hàng thực tế.

Thuê kho chung tính phí như thế nào?
Thường gồm phí lưu kho (theo m², pallet hoặc m³ mỗi tháng), phí xử lý xuất nhập hàng hóa (theo tấn, khối hoặc lượt) và phí dịch vụ giá trị gia tăng nếu có như dán nhãn, đóng gói lại.

Hàng trong kho chung có bị lẫn với hàng của chủ khác không?
Kho chung chuyên nghiệp phân khu và mã hóa vị trí cho từng chủ hàng, quản lý tồn kho trên phần mềm theo mã hàng và số lô nên hạn chế tối đa việc lẫn hàng.

Thuê kho chung tối thiểu bao lâu?
Tùy đơn vị kho, thông thường có thể thuê từ 1 tháng; hợp đồng dài hạn thường được đơn giá tốt hơn.

Kho chung có nhận hàng hóa chất không?
Chỉ một số nhóm hóa chất ít nguy hiểm được lưu ở khu vực riêng sau khi sàng lọc hồ sơ MSDS; hàng nguy hiểm cao cần kho chuyên dụng đáp ứng điều kiện theo quy định.

Liên hệ thuê kho chung

Gửi cho Bảo Vận loại hàng, lượng hàng dự kiến và khu vực cần kho để nhận báo giá thuê kho chung phù hợp trong ngày.

Bảo Vận Logistics
Văn phòng: Tầng 11, Tòa nhà MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Hotline: (024) 3 999 0055 – 090 229 0055
Email: [email protected]