Kho lưu trữ tài liệu là gì? Lợi ích khi sử dụng kho lưu trữ

Hồ sơ kế toán, hợp đồng, chứng từ xuất nhập khẩu, hồ sơ nhân sự… cứ mỗi năm lại dày thêm vài chục thùng và chiếm dần diện tích văn phòng vốn đắt đỏ. Trong khi đó, pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải lưu giữ nhiều loại tài liệu từ 5 đến 10 năm, thậm chí vĩnh viễn. Kho lưu trữ tài liệu ra đời để giải quyết đúng bài toán này. Bài viết giải thích kho lưu trữ tài liệu là gì, tiêu chuẩn bảo quản, lợi ích và cách lựa chọn dịch vụ phù hợp.

Kho lưu trữ tài liệu là gì?

Kho lưu trữ tài liệu là không gian chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, chứng từ và tài liệu giấy của cơ quan, doanh nghiệp trong thời gian dài, có kiểm soát điều kiện môi trường, an ninh và quy trình tra cứu. Khác với việc chất thùng hồ sơ trong góc văn phòng hay tầng hầm, kho lưu trữ tài liệu được sắp xếp theo hệ thống mã hóa, giúp tìm lại đúng hồ sơ khi cần.

Có hai hình thức phổ biến: doanh nghiệp tự bố trí kho lưu trữ nội bộ, hoặc thuê dịch vụ lưu trữ tài liệu tại kho của đơn vị bên ngoài, trả phí theo số thùng hoặc diện tích sử dụng.

Những loại tài liệu doanh nghiệp cần lưu trữ

• Chứng từ, sổ sách kế toán: hóa đơn, phiếu thu chi, sổ kế toán, báo cáo tài chính.
• Hồ sơ pháp lý: giấy phép, điều lệ, biên bản họp, hợp đồng kinh tế.
• Hồ sơ nhân sự: hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm, bảng lương.
• Chứng từ xuất nhập khẩu: tờ khai hải quan, vận đơn, C/O, hồ sơ thanh toán quốc tế.
• Hồ sơ kỹ thuật, dự án: bản vẽ, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ chất lượng sản phẩm.

Thời hạn lưu trữ tài liệu theo quy định

Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ tối thiểu như sau:

Nhiều loại hồ sơ khác như hồ sơ lao động, hồ sơ thuế, hồ sơ hải quan cũng có thời hạn lưu giữ riêng theo quy định chuyên ngành. Làm mất hoặc để hư hỏng tài liệu trong thời hạn phải lưu trữ có thể bị xử phạt và gây bất lợi khi thanh tra, kiểm toán hoặc tranh chấp.

Tiêu chuẩn của một kho lưu trữ tài liệu

Tài liệu giấy rất nhạy cảm với độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, côn trùng và nấm mốc. Một kho lưu trữ tài liệu đạt yêu cầu cần đáp ứng:

• Nhiệt độ và độ ẩm ổn định: tránh dao động lớn; thực tế thường duy trì khoảng 18–25°C và độ ẩm 45–60% để giấy không ẩm mốc, giòn gãy.
• Khô ráo, chống thấm dột: kệ kê cao khỏi nền, không đặt thùng hồ sơ sát tường ẩm.
• Tránh ánh nắng trực tiếp: ánh sáng làm phai mực, ố vàng giấy.
• Phòng chống côn trùng, chuột: vệ sinh định kỳ, kiểm soát côn trùng.
• Phòng cháy chữa cháy: hệ thống báo cháy, bình chữa cháy phù hợp với vật liệu giấy.
• An ninh và bảo mật: camera, kiểm soát ra vào, chỉ người được ủy quyền mới được tiếp cận tài liệu.

Quy trình lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp

1. Phân loại và chỉnh lý: phân nhóm tài liệu theo phòng ban, loại hồ sơ, năm; loại bỏ bản trùng.
2. Đóng thùng và mã hóa: tài liệu đóng vào thùng carton tiêu chuẩn, dán mã thùng và danh mục hồ sơ bên trong.
3. Lập danh mục: lưu danh mục trên file Excel hoặc phần mềm để tra cứu nhanh theo mã thùng.
4. Xếp kệ theo vị trí: mỗi thùng có vị trí cố định trên kệ, dễ tìm và dễ kiểm kê.
5. Tra cứu, mượn trả: khi cần, doanh nghiệp yêu cầu theo mã thùng; kho xuất thùng và ghi nhận lịch sử mượn trả.
6. Hủy tài liệu hết hạn: tài liệu hết thời hạn lưu trữ được tiêu hủy theo quy trình, có biên bản.

Lợi ích khi thuê kho lưu trữ tài liệu

Giải phóng diện tích văn phòng

Diện tích văn phòng tại Hà Nội, TP.HCM có chi phí cao gấp nhiều lần diện tích kho. Chuyển các thùng hồ sơ ít dùng ra kho lưu trữ tài liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê văn phòng.

Bảo quản tài liệu lưu trữ an toàn hơn

Kho có điều kiện khô ráo, PCCC và an ninh tốt hơn so với việc để hồ sơ trong phòng kho tạm, tầng hầm hoặc nhà kho nhỏ lẻ, giảm rủi ro ẩm mốc, mối mọt, thất lạc.

Tra cứu nhanh, quản lý tài liệu lưu trữ khoa học

Nhờ mã hóa thùng và danh mục, doanh nghiệp biết chính xác hồ sơ nằm ở thùng nào, vị trí nào; không còn cảnh lục tìm hàng chục thùng khi có đợt thanh tra thuế hay kiểm toán.

Chi phí linh hoạt

Doanh nghiệp trả phí theo số thùng hoặc số pallet thực tế, tăng giảm theo lượng tài liệu, không phải đầu tư kệ, điều hòa, hút ẩm hay nhân sự quản lý.

Lưu trữ tài liệu giấy hay số hóa?

Số hóa giúp tra cứu nhanh và chia sẻ dễ dàng, nhưng với nhiều loại chứng từ, bản gốc giấy vẫn phải được lưu giữ theo quy định hoặc để làm bằng chứng khi có tranh chấp. Giải pháp phổ biến hiện nay là kết hợp: số hóa những tài liệu cần tra cứu thường xuyên, còn bản giấy gốc đưa vào kho lưu trữ tài liệu để bảo quản đến hết thời hạn.

Cách chọn dịch vụ kho lưu trữ tài liệu

• Vị trí kho thuận tiện để lấy hồ sơ khi cần, có hỗ trợ vận chuyển hai chiều.
• Điều kiện kho khô ráo, có kệ, PCCC và an ninh 24/7.
• Có quy trình mã hóa, danh mục và biên bản giao nhận rõ ràng.
• Cam kết bảo mật thông tin trong hợp đồng; quy định rõ trách nhiệm khi mất mát, hư hỏng.
• Cách tính phí minh bạch: phí lưu theo thùng, phí tra cứu, phí vận chuyển.

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại kho Bảo Vận

Bên cạnh lưu kho hàng hóa, Bảo Vận nhận lưu trữ tài liệu đóng thùng trên pallet tại hệ thống kho chung ở Văn Giang, Nghĩa Trụ (Hưng Yên) và Sóng Thần (Bình Dương), Nhơn Trạch (Đồng Nai): kho khô ráo, có camera giám sát, hệ thống PCCC, vị trí lưu cố định theo mã thùng và hỗ trợ vận chuyển hồ sơ đi – về. Doanh nghiệp liên hệ để được khảo sát khối lượng tài liệu và báo giá theo số thùng hoặc pallet.

📖 Tham khảo: Dịch vụ cho thuê kho chung, kho riêng Bảo Vận

Câu hỏi thường gặp

Kho lưu trữ tài liệu là gì?
Là không gian chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, chứng từ giấy của doanh nghiệp trong thời gian dài, có kiểm soát môi trường, an ninh và hệ thống mã hóa để tra cứu.

Chứng từ kế toán phải lưu trữ bao lâu?
Tối thiểu 5 năm với tài liệu phục vụ quản lý, điều hành; 10 năm với chứng từ ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm; vĩnh viễn với tài liệu có tính sử liệu quan trọng.

Điều kiện bảo quản tài liệu giấy như thế nào là phù hợp?
Kho khô ráo, nhiệt độ và độ ẩm ổn định, tránh ánh nắng trực tiếp, kê cao khỏi nền, có biện pháp chống côn trùng và phòng cháy chữa cháy.

Thuê kho lưu trữ tài liệu tính phí thế nào?
Thường tính theo số thùng hoặc số pallet lưu mỗi tháng, cộng phí tra cứu, lấy hồ sơ và vận chuyển khi phát sinh.

Đã số hóa tài liệu thì có cần giữ bản giấy không?
Nhiều loại chứng từ vẫn phải lưu bản gốc theo quy định hoặc để làm bằng chứng khi tranh chấp, nên doanh nghiệp thường kết hợp số hóa và lưu bản giấy tại kho.

Liên hệ tư vấn lưu trữ tài liệu

Gửi cho Bảo Vận số lượng thùng hồ sơ dự kiến và khu vực mong muốn để nhận phương án lưu trữ tài liệu và báo giá.

Bảo Vận Logistics
Văn phòng: Tầng 11, Tòa nhà MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Hotline: (024) 3 999 0055 – 090 229 0055
Email: [email protected]

3