Phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho hiệu quả

Làm thế nào để sắp xếp kho hàng hiệu quả trong quá trình xuất – nhập?
Tình trạng hàng hóa sắp xếp lộn xộn không chỉ gây khó khăn trong kiểm soát mà còn tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất thoát.
Bảo Vận Logistics xin giới thiệu giải pháp bố trí kho hàng khoa học, tối ưu không gian, nâng cao hiệu quả vận hành và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày đầy đủ các phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc hiện đại như FIFO, LIFO, FEFO, cùng các chiến lược quản lý thông minh nhằm mang lại hiệu quả tối đa trong hoạt động kho vận.

1. Quy định sắp xếp hàng hóa trong kho

Quy định sắp xếp hàng hóa trong kho thống nhất chung có 4 phương pháp là: Nguyên tắc FIFO (First in, First out) – Xuất hàng theo thứ tự nhập trước; Nguyên tắc LIFO (Last In, First Out) – Xuất hàng theo thứ tự nhập sau; Nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out) – Xuất hàng theo thứ tự hết hạn trước; Nguyên tắc FEFO (First Ended, First Out) – Xuất hàng dựa trên thời gian lưu trữ.

2. Chi tiết các nguyên tắc

• [10px”>Nguyên tắc FIFO: Bố trí hàng mới ở bên trong, hàng cũ ở bên ngoài hoặc bên trên khi chồng hàng. Áp dụng cho hàng thực phẩm, thời trang, công nghệ, dễ hỏng.
• Nguyên tắc LIFO: Xuất hàng nhập sau trước. Phù hợp với vật liệu xây dựng và hàng không giới hạn thời gian lưu trữ.
• Nguyên tắc FEFO (Expired): Xuất hàng gần hết hạn trước, sắp xếp gần lối đi để dễ xuất bán.
• Nguyên tắc FEFO (Ended): Xuất hàng theo thời gian lưu trữ, ưu tiên hàng lưu kho lâu.

3. Những lợi ích của việc sắp xếp hàng hóa trong kho

• Tối ưu hóa diện tích lưu trữ: Giúp chứa được nhiều hàng hóa hơn mà không cần mở rộng kho, tối ưu hóa không gian, tiết kiệm diện tích đáng kể.
• Nâng cao năng suất xuất nhập kho: Việc xuất nhập kho sẽ diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn, giúp tiết kiệm thời gian và nhân công.
• Giảm thiểu hư hỏng hàng hóa: Giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn, hạn chế hư hỏng do va đập, ẩm mốc, côn trùng…
• Dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho: Giúp theo dõi số lượng hàng hóa chính xác, dễ dàng kiểm kê và quản lý hàng tồn kho.
• Cải thiện an toàn lao động: Tạo môi trường làm việc an toàn hơn cho nhân viên, giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động.

4. Cách sắp xếp hàng hóa trong kho

• Phân loại hàng hóa: Theo loại hàng, kích thước, trọng lượng, giá trị, hạn sử dụng…
• Xác định vị trí lưu trữ: Cụ thể, thuận tiện, phù hợp với tính chất hàng hóa.
• Sắp xếp hàng hóa: Ngăn nắp, an toàn, đảm bảo chất lượng.
• Ghi chép & đánh dấu: Sử dụng nhãn, bảng hiệu để xác định vị trí.
• Kiểm tra và cập nhật: Thường xuyên kiểm tra và xử lý sai lệch.

Ngoài ra, cần lưu ý: cấm hút thuốc, cấm vật liệu cháy nổ, đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh kho thường xuyên.

5. Cách sắp xếp hàng hóa tiết kiệm diện tích

Thông thường với giải pháp kho thông minh thì có các phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho phổ biến hiện nay:

Phân loại hàng hóa theo kích thước và trọng lượng

• Sắp xếp hàng hóa theo kích thước từ lớn đến nhỏ, hoặc từ nặng đến nhẹ.
• Vị trí cao nhất trong kho nên dành cho những hàng hóa cồng kềnh, nặng nhất để tận dụng trọng lực.
• Hàng hóa nhỏ, nhẹ nên được sắp xếp ở các vị trí dễ dàng tiếp cận, ví dụ như kệ thấp hoặc gần lối đi.

Sử dụng hệ thống kệ kho

Hệ thống kệ kho lắp ghép có thể điều chỉnh độ cao và khoảng cách giữa các tầng, giúp tận dụng tối đa không gian lưu trữ.

Các loại kệ kho phổ biến hiện nay dùng sắp xếp hàng hóa trong kho bao gồm giá kệ pallet, kệ sàn,…

Lựa chọn loại kệ phù hợp với nhu cầu lưu trữ và đặc điểm hàng hóa của doanh nghiệp.

Sử dụng kệ để sắp xếp hàng hóa trong kho

Thông thường kệ kho hàng sẽ được chia thành 3 loại kệ theo kích thước tải trọng yêu cầu của người sử dụng:

• Giá kệ kho hàng tải trọng nặng lưu trữ hàng hóa từ 500 kg/tầng trở lên
• Giá kệ kho hàng tải trọng trung bình từ 200 – 500 kg/tầng
• Giá kệ kho hàng tải trọng nhẹ 70-100 kg/tầng

Áp dụng phương pháp xếp hàng hóa trong kho

• Tham khảo nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) để đảm bảo hàng hóa cũ được xuất kho trước, tránh tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng.
• Xếp hàng hóa theo khối lượng, đảm bảo các kiện hàng được xếp chồng an toàn và ổn định.
• Tránh xếp hàng hóa quá cao hoặc quá sát nhau để đảm bảo thông gió và dễ dàng kiểm tra chất lượng.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho giúp quản lý vị trí lưu trữ của hàng hóa trong kho, cho phép theo dõi số lượng hàng hóa chính xác và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.

Phần mềm quản lý cũng có thể hỗ trợ lập kế hoạch xuất nhập kho, tối ưu hóa luồng di chuyển hàng hóa trong kho.

Một số cách giúp sắp xếp kho hàng tối ưu hơn

• Sử dụng thùng carton hoặc pallet có kích thước phù hợp với nhu cầu lưu trữ.
• Loại bỏ những hàng hóa không còn sử dụng hoặc hết hạn sử dụng.
• Tái sử dụng bao bì để giảm thiểu rác thải.
• Đảm bảo kho hàng luôn sạch sẽ, gọn gàng để ngăn ngừa côn trùng và nấm mốc phát triển cũng như tạo môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên kho.

6. Một số phương pháp sắp xếp nâng cao

Sắp xếp theo loại hàng hóa

Phân loại hàng hóa thành 3 nhóm: A (quan trọng nhất), B (quan trọng), C (ít quan trọng). Trong đó:

• Hàng hóa nhóm A được ưu tiên sắp xếp ở vị trí dễ lấy, dễ kiểm soát nhất.
• Hàng hóa nhóm B được sắp xếp ở khu vực dễ tiếp cận.
• Hàng hóa nhóm C được sắp xếp ở khu vực xa hơn.

Sắp xếp theo tần suất xuất kho

Áp dụng 2 phương thức sau cho tần suất xuất kho:

• FIFO (First In, First Out): Hàng hóa được nhập kho trước sẽ được xuất kho trước.
• LIFO (Last In, First Out): Hàng hóa được nhập kho sau sẽ được xuất kho trước.

Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng, cần lựa chọn phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp.

Sắp xếp theo hạn sử dụng

• Hàng hóa có hạn sử dụng ngắn hạn được sắp xếp ở vị trí dễ lấy, dễ kiểm soát nhất.
• Hàng hóa có hạn sử dụng dài hạn được sắp xếp ở khu vực xa hơn.

Phương pháp này giúp đảm bảo hàng hóa được xuất kho trước khi hết hạn sử dụng, tránh lãng phí.

Sắp xếp theo khu vực

Phân chia kho thành các khu vực riêng biệt để lưu trữ các loại hàng hóa khác nhau. Ví dụ: khu vực lưu trữ nguyên liệu, khu vực lưu trữ thành phẩm, khu vực lưu trữ hàng hóa dễ vỡ… Phương pháp này giúp dễ dàng cho quá trình quản lý kho và kiểm soát hàng hóa, đồng thời đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

Việc lựa chọn phương pháp sắp xếp hàng hóa nào sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đặc điểm của kho hàng, loại hàng hóa lưu trữ, tần suất xuất nhập kho và mục tiêu mong muốn. Các chuyên gia của Vinatech cũng có một số gợi ý lựa chọn cho bạn như sau:

• Đối với kho hàng có diện tích hạn chế: Nên ưu tiên sử dụng các phương pháp giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ như sắp xếp theo kích thước và trọng lượng, sử dụng kệ kho đa năng.
• Đối với kho hàng có nhiều loại hàng hóa: Nên sử dụng phương pháp sắp xếp theo loại hàng hóa hoặc theo tần suất xuất kho để dễ dàng quản lý và kiểm soát hàng hóa.
• Đối với kho hàng lưu trữ hàng hóa có hạn sử dụng: Nên sử dụng phương pháp sắp xếp theo hạn sử dụng để đảm bảo hàng hóa được xuất kho trước khi hết hạn sử dụng.

Xếp hàng theo mã SKU

Mã SKU là mã hàng hóa gồm các ký tự là chữ hoặc số, quy ước vị trí của một nhóm hàng hay của một mặt hàng cụ thể. Theo đó khi nhìn vào mã SKU, người quản lý kho dễ dàng xác định loại sản phẩm thuộc dải, tầng, ô nào.

Đây là cách sắp xếp thông minh được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay bởi tính năng ứng dụng cực kỳ linh hoạt. Không “kén” ngành hàng, không “kén” kho lớn hay nhỏ.

Đánh dấu vị trí kho hàng

Việc tìm kiếm và truy xuất hàng hóa trên kệ tốn không ít thời gian lẫn năng lượng thủ công. Do đó, để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập hãy dùng các chữ cái đánh dấu tại mỗi khu vực để hàng. Hoặc dán nhãn dán để phân định vị trí các lô hàng.

Bố trí hàng hóa theo thời gian xuất kho dự kiến

Nhóm hàng có cùng thời gian xuất kho hoặc ngưỡng thời gian xuất kho dự kiến (chênh lệch không quá 7 ngày), có thể đặt cạnh nhau để giảm thiểu chi phí nhân công và hao mòn máy móc.

Khi nhập hàng nên ghi chú lại điểm lưu kho, tiếp đến là đánh dấu cụ thể ở dãy nào, kệ số bao nhiêu để kiểm soát mọi thứ trong kho dễ dàng hơn.

Xếp hàng theo cách bảo quản

Quy trình sắp xếp hợp lý còn tạo điều kiện cho khâu kiểm kê. Hạn chế thấp nhất hư hỏng, hao hụt mất cắp thiếu kiểm soát. Nhóm hàng yêu cầu cùng cách thức bảo quản về nhiệt độ, độ ẩm, hãy phân bổ gần nhau để tối ưu không gian.

Phân bổ theo thuộc tính sản phẩm

Nếu kho buộc phải lưu trữ đa dạng chủng loại hàng hóa khác nhau, tiến hành phân loại chúng thành nhiều khu vực. Chẳng hạn như: hàng có mùi, hàng hóa chất, hàng khô, hàng dễ vỡ.

Thiết lập phương án bảo quản riêng biệt nhằm hạn chế nguy cơ suy giảm về mặt chất lượng. Riêng hàng dễ vỡ để ở nơi an toàn có ghi chú rõ ràng; Không để hàng hóa bén lửa gần các khu vực tỏa nhiệt. Tất cả xếp ngay ngắn, không lồi lõm/nhấp nhô.

Bố trí theo tầng kệ chứa hàng

Nguyên tắc xếp hàng nặng ở dưới, hàng nhẹ lên trên và không chất quá cao so với chiều cao quy định là tiêu chuẩn bắt buộc. Bằng cách khai thác triệt để không gian dọc trên kệ, hàng hóa được chứa nhiều hơn.

Bước ra khỏi vùng an toàn, kho hàng với hệ thống giá kệ thông minh, vận hành tự động đem đến trải nghiệm tuyệt vời cho các kho hàng hiện nay. Đặc biệt là kho hàng hạng nặng

Mạnh dạn đặt mục tiêu tối ưu không gian lưu trữ vào kệ robot lấy hàng và pallet chuyên dụng để thiết lập năng lực cạnh tranh hoàn chỉnh cho tổ chức.

Sắp xếp theo lối đi

Hàng hóa hoàn toàn có thể được sắp xếp theo lối đi chính hoặc lối đi phụ, tạo thuận tiện nhất cho quá trình xuất – nhập. Quá trình sắp xếp nên chừa lối đi đủ rộng di chuyển xe nâng. Tính toán kỹ lưỡng để không lãng phí quá nhiều diện tích cho lối đi.

Việc sắp xếp hàng hóa trong kho không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành mà còn góp phần giảm thiểu chi phí, tăng năng suất và đảm bảo an toàn lao động. Hãy đầu tư vào chiến lược sắp xếp kho khoa học để gặt hái hiệu quả lâu dài.