5 Lý Do Khiến Kho Bãi Thất Thoát Hàng Hóa & Cách Ngăn Chặn

Thất thoát hàng hóa là vấn đề nhức nhối trong hoạt động kho bãi, gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, tình trạng này còn làm giảm uy tín với khách hàng, gián tiếp phá vỡ mối quan hệ hợp tác dài hạn. Trong thời đại công nghệ và thương mại điện tử phát triển nhanh chóng, yêu cầu về độ chính xác và minh bạch trong quản lý kho ngày càng cao. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính, vận hành và pháp lý.

Vậy vì sao hàng hóa lại thất thoát trong kho? Có phải luôn là do trộm cắp? Không hẳn. Có rất nhiều nguyên nhân âm thầm xảy ra hằng ngày mà doanh nghiệp không để ý đến. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích 5 nguyên nhân phổ biến nhất gây thất thoát và đề xuất các giải pháp phù hợp để ngăn chặn hiệu quả.

1. Quản lý kho thủ công hoặc không có hệ thống

Dùng Excel hoặc ghi tay khiến dữ liệu dễ sai lệch, không kiểm soát được tồn kho thực tế. Khi hàng bị mất, không thể truy vết.

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn sử dụng cách quản lý truyền thống này vì chi phí đầu tư thấp. Tuy nhiên, về lâu dài, hệ quả có thể là rất lớn: dữ liệu chồng chéo, sai lệch giữa các bộ phận, khó kiểm tra chéo. Thậm chí, việc nhân sự nghỉ việc hoặc bàn giao thiếu rõ ràng cũng khiến hệ thống quản lý bị gián đoạn, mất dữ liệu.

• Giải pháp: Áp dụng phần mềm WMS, quét mã QR đồng bộ với hệ thống.
• Phân quyền rõ ràng từng thao tác nhập – xuất – lưu kho theo từng nhân sự.

2. Nhập sai số lượng hoặc lưu nhầm vị trí

Nhân viên thao tác sai trong quá trình nhận hàng hoặc lưu trữ khiến hàng không khớp giữa thực tế và hệ thống.

Trên thực tế, lỗi này xảy ra thường xuyên khi nhân sự mới chưa quen quy trình, hoặc khi số lượng hàng nhập lớn, nhiều loại mã SKU, đóng gói không đồng nhất. Lưu nhầm vị trí còn gây khó khăn lớn khi tìm kiếm hàng để xuất, dẫn đến chậm trễ đơn hàng và lãng phí thời gian lao động.

• Đào tạo nhân viên định kỳ
• Ứng dụng QR code trong lưu trữ vị trí, yêu cầu quét xác nhận trước khi lưu
• Tái kiểm tra chéo theo nguyên tắc 2 người/2 bước

3. Không kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê sai lệch

Thiếu kiểm kê dẫn đến khó phát hiện mất hàng. Kiểm kê sai lệch do thao tác thủ công hoặc gian lận.

Kiểm kê là bước quan trọng giúp so sánh lượng hàng tồn kho thực tế với dữ liệu trên hệ thống. Việc không thực hiện thường xuyên sẽ khiến doanh nghiệp không kịp thời phát hiện chênh lệch và xử lý từ sớm. Ngoài ra, việc kiểm kê thủ công bằng giấy hoặc chỉ nhập số lượng mà không có đối chiếu mã code dễ dẫn đến nhầm lẫn số đếm.

• Thiết lập lịch kiểm kê thường xuyên (tuần, tháng, quý)
• Dùng thiết bị kiểm kê cầm tay để quét mã từng pallet/hộp
• Tổ chức kiểm kê độc lập bởi phòng ban khác để đảm bảo khách quan

4. Xuất hàng sai, thiếu bước xác nhận

Xuất hàng gấp, không kiểm tra hoặc xác nhận dễ dẫn đến xuất sai sản phẩm hoặc thiếu số lượng.

Một số kho không có quy trình xác nhận nhiều lớp khi xuất hàng, hoặc bỏ qua bước quét mã để tiết kiệm thời gian, dẫn đến nhân viên chọn nhầm mã, nhầm vị trí, hoặc bỏ sót thùng hàng trong kiện. Điều này không chỉ gây thất thoát mà còn ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ với khách hàng.

• Tăng cường kiểm tra 3 bước: Pick – Scan – Confirm
• Camera giám sát khu vực đóng gói, lưu lại hình ảnh xuất hàng
• Biên bản giao nhận có chữ ký điện tử hoặc chụp ảnh xác nhận

5. Gian lận nội bộ, thiếu kiểm soát

Thiếu hệ thống kiểm tra khiến nhân viên có thể trộm cắp, tráo đổi hàng, làm sai lệch dữ liệu.

Gian lận thường xảy ra tại các kho thiếu sự giám sát, đặc biệt là khi một nhân sự được toàn quyền từ nhập liệu, lưu trữ đến xuất hàng. Không có camera, không có xác thực thao tác bằng tài khoản cá nhân cũng tạo điều kiện cho sai phạm.

• Lắp camera, kiểm soát ra vào bằng thẻ từ hoặc nhận diện khuôn mặt
• Phân quyền truy cập hệ thống rõ ràng
• Thống kê lịch sử thao tác trên phần mềm để đối chiếu khi có nghi vấn

6. Tổng kết

Thất thoát hàng hóa là vấn đề nghiêm trọng nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát nếu bạn ứng dụng công nghệ – quy trình – đào tạo nhân lực hợp lý.

Bảo Vận Logistics hiện đang áp dụng 100% hệ thống quét mã QR, camera giám sát, và phần mềm WMS để đảm bảo độ chính xác và an toàn tuyệt đối trong kho.