10 tiêu chí chọn kho trước khi ký hợp đồng thuê

Thuê kho sai chỗ là sai lầm khó sửa: hợp đồng thường kéo dài 1–3 năm, chi phí chuyển kho rất tốn kém, và những khoản phụ phí không đọc kỹ từ đầu sẽ âm thầm đội chi phí lưu kho lên 20–30%. Dưới đây là 10 tiêu chí Bảo Vận khuyên khách hàng kiểm tra kỹ trước khi đặt bút ký, đúc kết từ kinh nghiệm vận hành kho từ 2016 đến nay.

1. Vị trí và kết nối giao thông

Đừng chỉ so đơn giá thuê mỗi mét vuông — hãy tính tổng chi phí gồm cả vận chuyển. Kho rẻ hơn 10% nhưng xa quốc lộ, xe container khó vào, có thể khiến chi phí vận tải hằng tháng tăng nhiều hơn phần tiết kiệm được. Ưu tiên kho gần trục chính (quốc lộ 5, vành đai, cao tốc) và thuận đường về cảng, ICD nếu có hàng xuất nhập.

2. Pháp lý và phòng cháy chữa cháy

Yêu cầu xem giấy chứng nhận thẩm duyệt và nghiệm thu PCCC còn hiệu lực, đất đúng mục đích sử dụng làm kho bãi. Kho thiếu pháp lý PCCC có thể bị đình chỉ hoạt động bất kỳ lúc nào — rủi ro này rơi thẳng vào hàng hóa của bạn. Đây là tiêu chí loại trực tiếp, không thỏa hiệp.

3. Kết cấu và nền kho

Hỏi rõ tải trọng nền (tấn/m²) — hàng nặng chất pallet cao cần nền chịu tải tốt. Kiểm tra nền phẳng, không nứt lún, mái không thấm dột (đi xem kho ngay sau ngày mưa là tốt nhất).

4. Chiều cao và cửa xuất nhập hàng

Chiều cao thông thủy quyết định số tầng kệ có thể lắp. Đếm số cửa xuất nhập, kiểm tra sân bãi có đủ rộng cho xe container quay đầu — kho nhiều cửa, sân rộng giúp xuất nhập nhanh, giảm phí chờ xe.

5. Chống ngập và thoát nước

Hỏi cốt nền kho so với mặt đường và lịch sử ngập của khu vực trong 3–5 năm gần nhất. Một trận ngập có thể xóa sạch lợi ích của nhiều năm thuê giá rẻ.

6. An ninh

Camera giám sát phủ kín, bảo vệ 24/7, quy trình kiểm soát người và xe ra vào, hàng rào kín. Với hàng giá trị cao, hỏi thêm về quy trình đối chiếu xuất nhập và trách nhiệm khi thất thoát.

7. Điện, chiếu sáng và tiện ích

Công suất điện có đủ cho thiết bị của bạn (xe nâng điện, máy đóng gói, kho mát nếu cần), ánh sáng đủ cho soạn hàng, có văn phòng làm việc kèm kho hay không.

8. Dịch vụ đi kèm

Kho chỉ cho thuê mặt bằng khác hẳn kho dịch vụ trọn gói (có bốc xếp, xe nâng, quản lý tồn kho bằng phần mềm, soạn đơn giao nhận). Với sản lượng nhỏ và vừa, thuê kho dịch vụ thường rẻ hơn tự vận hành vì không phải nuôi bộ máy nhân sự, thiết bị riêng. Xem chi tiết cách tính trong bài chi phí lưu kho: cách tính đúng và 5 cách cắt giảm.

9. Giá và phụ phí

Làm rõ đơn giá tính theo mét vuông, pallet hay đơn hàng; các khoản ngoài giá thuê: phí bốc xếp, phí quản lý, điện nước, phí làm hàng ngoài giờ, phí hủy chỗ. Yêu cầu bảng giá ghi rõ khoản nào đã gồm, khoản nào chưa — tham khảo bảng giá cho thuê kho mới nhất để có mặt bằng so sánh.

10. Điều khoản hợp đồng

Chú ý bốn điểm: thời hạn thuê và điều kiện gia hạn; cơ chế tăng giá (giới hạn bao nhiêu %/năm, báo trước bao lâu); tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả; trách nhiệm bảo hiểm hàng hóa trong kho thuộc về ai. Điều khoản mơ hồ hôm nay là tranh chấp ngày mai.

Câu hỏi thường gặp

Thuê kho tối thiểu bao lâu?
Kho cho thuê mặt bằng thường yêu cầu tối thiểu 6–12 tháng. Kho dịch vụ linh hoạt hơn — có thể thuê theo tháng, theo pallet, phù hợp hàng mùa vụ hoặc doanh nghiệp đang thử thị trường.

Nên thuê kho tự vận hành hay kho dịch vụ?
Dưới khoảng 1.000–1.500 m² nhu cầu thực, kho dịch vụ thường kinh tế hơn khi cộng đủ chi phí nhân sự, thiết bị, quản lý. Trên quy mô đó, tự vận hành bắt đầu có lợi thế nếu sản lượng ổn định.

Đi xem kho cần chuẩn bị gì?
Mang theo số liệu của chính bạn: khối lượng hàng trung bình và cao điểm, số đơn xuất nhập mỗi ngày, đặc thù hàng (nặng, cồng kềnh, cần mát). Có số liệu cụ thể, bên cho thuê mới báo giá sát và bạn mới so sánh được giữa các kho.

Cần tư vấn chọn kho phù hợp?

Bảo Vận vận hành hệ thống kho dịch vụ đạt chuẩn tại Hưng Yên (Văn Giang, Nghĩa Trụ — sát Hà Nội) và miền Nam (Sóng Thần, Nhơn Trạch), kèm bốc xếp, quản lý tồn kho và giao nhận trọn gói. Hàng từ miền Nam ra hoặc từ miền Bắc vào có thể đi bằng container đường biển nội địa về thẳng kho — một đầu mối cho cả chuỗi. Gọi 090 229 0055 để được tư vấn và báo giá trong 2 giờ làm việc.